Todo gestor escolar já cometeu erros na captação de alunos, isso é fato. Seja por pouco planejamento, falta de comunicação, inexperiência ou até mesmo uma previsão incorreta, algumas (ou várias) turmas começaram e terminaram o ano letivo com vagas sobrando. Se você conhece bem essa história, esse texto foi feito pensando em você! Descubra quais são os três erros mais comuns na captação de alunos e como evitá-los.
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1- Pouco ou nenhum planejamento
Investir pouco tempo no planejamento é um dos erros na captação de alunos mais cometidos. Se você não estabelece uma meta, não conhece suas taxas de evasão e inadimplência, ou ainda não está acompanhando os acontecimentos do macro ambiente, sua captação de alunos tem poucas chances de trazer resultados.
No clássico Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carrol, o Mestre Gato diz para Alice que quando não se sabe para onde ir, não importa que caminho tomar. Em outras palavras, isso significa que você precisa saber quais são seus objetivos para conseguir alcançar resultados. Do que sua escola precisa? Quais turmas têm fechado com vagas excedentes todos os anos? Como está sua retenção de alunos? Os modelos de captação de alunos adotados nos anos anteriores deram certo?
Além disso, o planejamento também deve incluir metas e prazos. Dessa forma, a equipe também tem um norte e um senso de urgência para conduzir o fechamento de matrículas. O primeiro passo da captação de alunos é e deve sempre ser o planejamento.
2- Comunicação ineficaz
Embora seja essencial para o bom funcionamento de qualquer relação, a comunicação costuma ser bastante menosprezada. A comunicação de uma escola não resume apenas em posts na página do Facebook ou Instagram. E ser digital também não significa ter um site. Sozinhas, essas ferramentas são apenas canais de envio de mensagem. O mais importante é saber que mensagem passar para depois escolher os canais corretos para fazer essa comunicação.
Também é necessário planejar a comunicação com o público de interesse da escola. Por isso, é preciso conhecer muito bem quem são as famílias, quais canais de comunicação são mais eficientes para enviar as campanhas da escola, e assim descobrir como se comunicar com elas. A comunicação sem um público definido é como pescar apenas com uma vara sem isca. A ferramenta está lá, mas não existe nada de atrativo para fisgar o peixe. Se fisgar alguma coisa é lucro, mas o mais provável é que você volte para casa com a cesta vazia, ou acabe passando em uma peixaria.
Conhecer o público de interesse da escola é fundamental não apenas para a captação, como também para retenção dos alunos e fidelização deles. Isso porque todas as promessas feitas na divulgação da escola precisam ser entregues durante a prestação de serviço educacional. Portanto, certifique-se de que as expectativas estão alinhada, pois ruídos no processo de matrícula podem gerar uma experiência ruim para todos.
3- Uso equivocado das estratégias de marketing digital
Marketing é comunicação. Por isso, não se atentar aos canais e ao público também faz parte dos erros no marketing escolar. Mas, além deles, também podemos citar o tempo das campanhas. A divulgação da escola não deve ser feita apenas durante o período de matrícula, pois a decisão de trocar a escola de uma criança não acontece de um dia para o outro. Salvo exceções, as famílias que têm a intenção de mudar seus filhos de escola passam bastante tempo pesquisando. Muitas vezes esse processo de busca começa meses antes da rematrícula.
Dessa forma, se a divulgação é feita somente nos meses finais do ano, a instituição não entrará no radar desses pais. Consequentemente será mais difícil captar novos alunos.
O marketing escolar deve ser feito ao longo de todo ano letivo, mas sempre observando a sazonalidade. Durantes os períodos de baixa temporada, o investimento em divulgação deve ser mais baixo e focado na apresentação da escola. Desse modo, mesmo que os pais tenham mais de uma opção, o ideal é que a sua instituição seja uma delas. Já durante o período de alta temporada, as campanhas precisam ser mais frequentes e mais voltadas para convencer os pais de que, dentre todas as outras opções, a sua instituição deve ser escolhida.
Nesse aspecto, vale ressaltar que o marketing não é feito apenas para o público externo mas também a comunidade escolar. É importante saber o que a comunidade fala sobre a instituição, seja na porta da escola, nas redes sociais ou nas avaliações dos sites dos programas de bolsa. Isso porque muitas famílias tomam suas decisões de matrícula baseado na opinião ou indicação de conhecidos. O que seu público tem a dizer sobre a sua escola?
Erros comuns na captação de alunos – indicação bônus: desconhecer a realidade da sua própria instituição
Pode parecer redundante afirmar que um bom gestor escolar conhece sua escola, mas a realidade é que muitos acabam assumindo múltiplas funções e deixam de dar atenção a alguns aspectos importantes. Uma gestão que não conhece a sua instituição não é capaz de realizar nenhum planejamento coerente, nem para captação, nem para o desenvolvimento pedagógico, e menos ainda para reter os alunos.
A gestão leva o significado à administração dos recursos materiais e financeiros, com a finalidade de atribuí-los aos processos educacionais. Isso significa que o gestor deve ter pleno conhecimento de cada processo. Anualmente, todas as escolas particulares captam alunos novos, mas a ausência de uma análise dos dados faz com que o número de alunos que entram não seja suficiente para suprir a demanda que acabou evadindo.
Portanto, armazene e analise os dados da sua escola para ter os recursos necessários para planejar e tomar decisões. Somente as instituições com maior domínio sobre as informações, conseguem entender o cenário atual do mercado e pensar em maneiras de como solucionar, manter ou aprimorar os serviços/produtos para os próximos anos.
A captação de alunos leva em consideração todos os pilares que sustentam a escola. Dessa forma, uma campanha de sucesso não tem a ver com o número de matrículas fechadas, mas sim com o cumprimento dos objetivos estipulados.
