5 estratégias para melhorar o controle de cobrança

O controle de cobrança é essencial para manter a saúde financeira da sua escola. Dentre os tantos desafios da gestão escolar, controlar a taxa de inadimplência costuma ser aquele que mais demanda empenho dos gestores. Muitas vezes, a falta de organização é um fator que atrapalha ainda mais a realização dos trabalhos. Pensando nisso, separamos 5 estratégias para melhorar o controle de cobrança da sua escola.

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1- Facilite o pagamento

A inadimplência nem sempre é causada por dificuldades financeiras. Muitas vezes, a mensalidade é paga em atraso pela falta de praticidade do método de recebimento escolhido pela escola, ou até mesmo por esquecimento dos pais. Tenha em mente que as formas de pagamento devem ser convenientes tanto para a escola, quanto para os responsáveis pelos alunos.

Nesse sentido, apesar da emissão de boleto ser a forma mais padrão de cobrança, ela não é ideal para todas as famílias. Por isso, oferecer a possibilidade de pagamento via cartão de crédito ou débito é uma ótima saída. Ao adotar novos métodos de pagamento, defina as regras e prazos de cada um deles, para que os pagamentos em atraso possam ser verificados de modo assertivo. Também é importante que todos os detalhes sejam comunicadas claramente para os pais.

Vale dizer que as informações de pagamento devem ser incluídas no cadastro dos alunos e os dados de contato devem estar sempre atualizados.

2- Canal de comunicação

Organizar os canais de comunicação da escola é uma ótima estratégia de relacionamento. Porém, não basta ter diversos canais de atendimento se eles não forem eficientes. Realizar atendimento via telefone, WhatsApp, Facebook, e-mail, Instagram e Telegram sem ter funcionários para responder os contatos não contribui positivamente para o trabalho da gestão escoalr.

O melhor caminho é verificar quais canais de atendimento são ideais para os pais e estipular como o atendimento para as cobranças será feito. Certifique-se de que sempre haja alguém disponível para atender os pais que buscam por informações sobre pagamentos. Além disso, priorize o retorno de acordo com a urgência das mensagens e tente responder os contatos o mais breve possível. 

Outro ponto interessante sobre a utilização de canais de atendimento para melhorar o controle de cobrança é a possibilidade de realizar contatos, e não apenas recebê-los. Nesse sentido,  você pode organizar o envio de lembretes sobre os vencimentos, ajudando os pais esquecidinhos a realizar o pagamento em dia. 

3- Mantenha um discurso alinhado

A gestão escolar deve sempre se apoiar em seus funcionários para obter sucesso em todas os projetos que realiza. Para que o processo de cobrança seja feito de modo eficiente, é importante que os funcionários estejam preparados para desenvolver esse trabalho. Portanto, organize treinamentos, workshops e cursos visando a capacitação da sua equipe. 

No momento da cobrança e até mesmo da negociação, o tom de voz e as palavras são determinantes para que a recuperação do crédito aconteça. Linguagem acusatória, intimidadora, grosseira e falta de paciência não contribuirão para o processo. 

Desse modo, é importante instruir as pessoas responsáveis pelo contato a ouvir a situação do cliente e demonstrar empatia pelo problema dele. A compreensão possibilita que a melhor solução para o problema seja encontrada. Incentivar a negociação usando essa abordagem evita ligações insistentes e o desgaste na relação das duas partes.

4- Ofereça descontos para os bons pagadores

Adotar políticas de desconto é uma estratégia que pode ser usada para premiar bons pagadores. Em outras palavras, incentivar o pagamento antecipado. Ao realizar o planejamento anual e aplicar os reajustes no valor da mensalidade, calcule também quais percentuais de desconto podem ser oferecidos aos pais. Por exemplo: pagamentos realizados até o dia 05 ganham 15% de desconto.

Estabelecer regras claras e realizar o cálculos corretos são fundamentais para que o desconto oferecido não se transforme em prejuízo para a escola no final do mês. Você também deve ter resoluções claras sobre o desconto no momento da renegociação da dívida.

5- Automatize seu controle de cobrança 

A automatizar o processo de cobrança é uma ótima estratégia para melhorar o controle de cobranças. Com isso, você economiza tempo, aumenta a produtividade da escola de maneira geral, além de garantir transparência e eficiência para a sua gestão.