Como será a captação alunos no cenário pós-pandemia? Certamente essa pergunta tem pairado na cabeça de todos os gestores escolares. A pandemia do novo coronavírus (COVID-19) causou, no mundo todo, uma mudança de hábitos, realidades e estratégias. No setor educacional, o desafio foi além da mudança na maneira de fazer o processo de aprendizado acontecer. Muitos gestores precisaram rever seus modelos de negócio para se prepararem para enfrentar a crise econômica.
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Na última quarta-feira, dia 10, o Melhor Escola convidou o Thiago Faria, gerente comercial do SEB e criador do Escola Cheia, para uma aula ao vivo sobre o novo paradigma da captação de alunos. Nesse post, vamos destacar os principais pontos apresentados na aula mas, se você quiser conferir o conteúdo completo, basta clicar no link abaixo.
Primeiro, olhar para dentro
Antes de mais nada, é importante ter em mente que não existe uma solução única para todos os desdobramentos trazidos pela pandemia. Por um lado, é certo que algumas escolas sentiram e sentirão mais o reflexos das crises, de modo cada região do Brasil têm enfrentado um cenário diferente. Porém, também sabemos que todas as escolas presenciaram um novo paradigma na captação de alunos no cenário pós-pandemia.
Nesse sentido, cada gestor deve olhar a realidade da sua instituição para conseguir elaborar um plano coerente com as suas necessidades. O primeiro passo deve ser entender o que aconteceu com a sua escola nesses últimos meses. Trace uma linha do tempo dos acontecimentos, incluindo datas e todas as medidas tomadas naquele período. O controle das taxas de evasão e inadimplência são dois números cruciais, uma vez que apresentam o estado de saúde da sua escola.
Diagnóstico da minha instituição
Como já falamos algumas vezes aqui por aqui, dados são muito importantes para traçar qualquer estratégia. Somente é possível identificar problemas e propor soluções coerentes quando se conhece a realidade do que está acontecendo. Desse modo, quais dessas medidas foram adotadas para conter os efeitos da pandemia em sua escolas?
- As aulas férias foram adiantadas até que se tivesse mais clareza do que aconteceria;
- Um sistema de aulas a distância foi adotado;
- Os pais solicitaram desconto na mensalidade;
- Alguns contratos foram cancelados;
- Foi necessário demitir alguns professores e funcionários;
- Os salários dos funcionários foram suspensos;
Esses são alguns exemplos de medidas adotadas pela maioria das escolas nos últimos meses. Para que você consiga pensar em captação de alunos para o próximo ano, é fundamental ter mapeado o cenário atual da sua instituição. É natural que algumas medidas adotadas tenham sido apresentado resultados melhores do que outras, afinal, a pandemia exigiu uma transformação brusca nos processos. O acompanhamento de resultados permite um planejamento mais assertivo, já que é possível encontrar quais ações foram eficientes para a sua escola.
Uma vez que se tem essas informações, é possível estabelecer as metas e objetivos para o período de captação de alunos. De acordo com o Thiago, ao realizar um diagnóstico da instituição, é importante identificar quais problemas são decorrentes da crise causada pelo COVID-19 e quais são fragilidades operacionais já existentes na escola. São exemplos disso:
Problema provenientes de uma fragilidade prévia na operação de matrículas
– Atendimento ruim
– Processo de matrículas confuso (sem metodologia);
– Falta de follow up com tempo assertivo;
– Ausência de dados para planejamento;
– Alta rotatividade da equipe de prospecção;
– Ausência de métricas e indicadores;
– Falta de consistência na execução.
– Ausência da prática de melhoria contínua no ciclo de matrículas;
Problemas provenientes do COVID-19
– Propósito de valor da sua escola (aluno e família no centro);
– Prospecção a distância;
– Ferramentas adequadas;
– Comunicação assertiva, específica e não polarizada;
– Velocidade, conveniência e simpatia;
– Necessidade de transformar dados em informações (insights).
Vale ressaltar que quando falamos de dados, estamos no referindo aos dados de agora e não aos numéricos históricos da sua instituição. O comportamento dos pais neste momento não será semelhante ao do ano passado, quando não havia pandemia. É importante também que sua estratégia não esteja baseada em achismos, mas sim, dados reais.
Como organizar a captação de alunos no cenário pós-pandemia?
A captação de alunos no cenário pós-pandemia vai exigir dos gestores uma postura mais aberta para mudanças rápidas ao longo do caminho. Até aqui, falamos bastante da importância dos dados, que representam a etapa de planejamento da sua captação de alunos.
Uma vez que o diagnóstico da instituição tiver sido feito, pontue quais são os diferenciais que sua escola possui frente às concorrentes e encontre aquilo que atrai os pais. Tendo como base os desafios impostos pela pandemia, verifique as melhorias a serem feitas no seu processo de prospecção e determine os próximos passos a serem seguidos. As próximas etapas da sua organização devem contemplar os seguintes tópicos: CANAIS; PROCESSO DE CAPTAÇÃO; DECISÃO DE COMPRA; e PÓS-VENDA.
De acordo com Thiago, é possível captar alunos durante a pandemia mas é preciso ter muita atenção para o volume de cancelamentos. A maneira como algumas escolas fizeram a transição do analógico para o virtual não agradou os pais, o que acabou diminuindo os níveis de satisfação. Portanto, nesse momento, é preciso cuidar do relacionamento com a base atual e verificar qual é a opinião dos pais. Nas palavras de Thiago, “é preciso olhar com muito carinho para como você está conduzindo o relacionamento com a base atual. Porque talvez você não tenha a capacidade de suprir em alunos novos um volume muito grande de evasão.”
Em geral, a janela de prospecção da educação básica vai de agosto a fevereiro, então, esse é o momento de se organizar!
Mãos à obra!
- Verifique se seus canais de atendimento estão respondendo (telefone, WhatsApp, e-mail, redes sociais, formulários do site);
- Organize e priorize os canais de captação (online e offline). Leve em consideração o momento atual e não tenha medo de abrir mão de formas de anúncio usadas no passado;
- Desenvolva um bom trabalho de relacionamento com a base atual de pais;
- Colha dados, encontre indicadores e faça planos de ações específicos para os resultados encontrados;
- Deixe seus processos mais simples e menos burocráticos;
- Treine a equipe de relacionamento e prospecção para que os objetivos estejam alinhados.
Para te ajudar nesse processo de organização de objetivos, o Thiago disponibilizou a sua calculadora de captação de alunos. Para baixa-la, clique aqui. Com essa planilha, você pode copiar e colar os segredos de algumas das escolas mais prestigiadas do Brasil para construir um processo de captação de alunos baseado em dados. Assim, você poderá manter as salas de aula sempre cheias.
