Controlar o caixa escolar pode ser um grande desafio para as instituições de ensino. Mas essa é uma prática fundamental para garantir a saúde financeira do negócio a longo prazo.
A boa notícia é que existem maneiras simples de fazer uma gestão financeira eficiente para evitar problemas com o caixa, como inadimplência e dívidas. Neste texto, vamos explicar o que é o fluxo de caixa escolar, qual a importância desse aspecto para o controle financeiro interno da empresa e como você pode otimizar o caixa da sua escola de forma prática. Boa leitura!
O que é o fluxo de caixa escolar?
O fluxo de caixa escolar corresponde às entradas e saídas financeiras da escola, ou seja, à toda movimentação financeira da empresa. As entradas podem ser compostas, por exemplo, pelas mensalidades pagas pelos alunos, por investimentos feitos por outras instituições para o desenvolvimento da escola e por financiamentos que a empresa faz junto ao banco.
Já as saídas abrangem todos os gastos e custos da escola, como material escolar, cadeiras, manutenção de computadores, alimentação dos alunos, fornecedores e salário de professores e outros funcionários.
Qual a importância do fluxo de caixa para a escola?
O fluxo de caixa é um dos indicadores financeiros mais importantes de uma empresa e impacta diretamente em todo o planejamento financeiro do negócio. Por isso, as escolas precisam ter um acompanhamento diário de todas as entradas e saídas, com o objetivo de aumentar o controle do fluxo de caixa e, consequentemente, a saúde financeira da instituição de ensino.
Além disso, o acompanhamento frequente do fluxo de caixa permite o balanço mensal e anual dos custos e ganhos da escola, o que ajuda na tomada de decisão sobre as finanças da instituição. Ter mais controle sobre a movimentação financeira da empresa também ajuda na previsibilidade de recebimento dos pagamentos. Consequentemente, você tem mais margem de manobra para planejar as estratégias do negócio e evitar contrair dívidas.
Agora que você já entendeu por que deve fazer o fluxo de caixa na sua escola, a seguir, vamos ver como a sua empresa pode controlar melhor as movimentações financeiras para evitar inadimplência, dívidas e prejuízos.
Como fazer o controle do caixa escolar?
Separamos 6 dicas para você fazer um controle eficiente do caixa escolar e otimizar a saúde financeira da instituição!
1) Ter um planejamento
O planejamento estratégico escolar é uma poderosa ferramenta de controle financeiro para você começar a colocar em prática.
Essa abordagem envolve olhar para o histórico do negócio e pensar em planos de ação estratégicos para manter as contas no azul, como iniciativas de cobrança para evitar a inadimplência e de negociação com os fornecedores para evitar as dívidas.
O planejamento orçamentário também se inclui nesse contexto. Nesse caso, você deve fazer um levantamento dos seus gastos para entender quanto precisa receber e investir para suprir os custos da escola e promover o crescimento do negócio. Isso envolve, inclusive, tomar decisões sobre quando utilizar o cartão de crédito nas compras da empresa, o que pode ser bastante benéfico para o fluxo de caixa se você tiver um bom planejamento.
2) Anotar todas as entradas e saídas
Para um fluxo de caixa saudável é fundamental anotar todas as entradas e saídas da escola. Para isso, você pode utilizar uma planilha ou um sistema de gestão, como vamos ver mais para frente.
Aqui, é importante não esquecer nenhum custo ou recebível, porque cada valor vai fazer a diferença no balanço final para o controle do caixa escolar. Anote todas as contas pagas pela escola (luz, gás, telefone, internet) e todos os custos específicos daquele mês (como compra de cadeiras ou conserto de portão), diferenciando cada gasto de acordo com a categoria correspondente.
Todos os investimentos feitos no negócio também precisam entrar no documento de controle. Como você vai ver a seguir, esse arquivo vai ser utilizado para a conciliação bancária, um dos pilares de uma boa gestão financeira.
3) Fazer a conciliação bancária
A conciliação bancária é a prática de conferir se o seu controle financeiro interno está de acordo com o extrato da conta bancária. Nesse caso, é preciso comparar o documento em que você anotou todas as entradas e saídas com os dados fornecidos pelo seu banco sobre seus ganhos e gastos.
Essa estratégia permite encontrar erros no seu controle interno e identificar, por exemplo, se algum pagamento de mensalidade está atrasado. Assim, a conciliação bancária também é uma boa maneira de ter mais controle para fazer a cobrança de mensalidade escolar adequadamente.
4) Evitar a inadimplência
Fazer o acompanhamento do fluxo de caixa é uma ótima estratégia de controle de inadimplência escolar. A falta de pagamento da mensalidade pode prejudicar muito o caixa da escola e, por isso, você precisa adotar um método eficiente de cobrança dos pais inadimplentes.
Uma dica é enviar mensagens personalizadas de lembretes de pagamento alguns dias antes, no dia de vencimento do boleto e alguns dias depois, se for o caso. Outra dica é alinhar as condições e os meios de pagamento àquilo que for mais conveniente para as famílias.
Para facilitar ainda mais esse processo, você pode usar um modelo de carta de cobrança escolar.
5) Fazer uma planilha de controle de caixa escolar
A planilha de fluxo de caixa escolar é uma ferramenta muito útil para registrar toda a movimentação financeira do negócio. A ideia é utilizar esse documento para anotar as entradas e saídas, calcular custos e fazer o balanço do mês, do trimestre ou do ano.
Além disso, com uma planilha como essa, você mantém todo o seu histórico de cobranças e pagamentos, o que ajuda no planejamento e na previsibilidade de ganhos. Mas, para isso, é importante sempre manter o documento atualizado. Para otimizar ainda mais a sua gestão financeira, você pode consultar a planilha para criar relatórios e analisá-los para embasar suas decisões estratégicas.
6) Adotar um sistema de gestão
Um sistema de gestão escolar ajuda muito no controle do fluxo de caixa. Essa ferramenta emite relatórios automaticamente com base em um banco de dados sobre as entradas e saídas do seu negócio.
Contar com a tecnologia para apoiar suas operações é uma ótima forma de digitalizar seus processos, otimizar a produtividade do time financeiro, que não precisa gastar tempo com tarefas manuais, e evitar erros de cálculo, além de facilitar todo o processo de acompanhamento do fluxo de caixa escolar.
Um sistema especializado permite fazer cobranças recorrentes dos clientes, de acordo com a periodicidade que você quiser, o que é ideal para escolas que cobram mensalidade.
Esse serviço já é oferecido por algumas contas digitais, como é o caso da Cora, uma conta PJ completamente isenta de anuidades e taxas de manutenção. Com a Cora, é possível fazer a gestão de cobrança diretamente no aplicativo, acompanhando em um único lugar todas as cobranças pela data de vencimento e pelo status de pagamento.
Além disso, é possível programar o envio automático de lembretes de vencimento, emitir cobranças recorrentes e boletos parcelados. Tudo isso de forma ilimitada e gratuita.
Para abrir uma conta, é só baixar o aplicativo na Play Store ou App Store, cadastrar os dados e pronto, sem fila ou papelada, você consegue adotar um sistema para evitar a inadimplência e ter mais controle sobre o fluxo de caixa escolar.
