Planejar as matrículas 2021 ou até mesmo a rematrícula vai ser um grande desafio para qualquer gestor escolar. O país, como um todo, ainda caminha por uma zona de inúmeras incertezas e a educação certamente não está de fora desse cenário um tanto caótico. Embora existam mais perguntas do que respostas, a gestão escolar não deve ficar esperando que tudo se normalize para dar início aos seus planejamentos.
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Ao longo desses últimos meses, superamos desafios, aprendemos novas dinâmicas de trabalho e nos adaptamos ao desconhecido. Escola e família se aproximaram como nunca antes, fazendo com que esse relacionamento seja um dos fatores determinantes para o planejamento estratégico dos gestores. A crise trazida pela pandemia do novo coronavírus (COVID-19) despertou a necessidade de um olhar amplo para o cenário externo, mas ao mesmo tempo atento ao que se passa no interior.
Fazendo uma analogia, a pandemia chegou como uma tempestade para todo mundo. Mesmo que condições tenham sido semelhantes para a maioria, cada um enfrentou a tormenta com seu próprio barco. Alguns estavam mas preparados e puderam resistir melhor às adversidades, enquanto outros não dispunham dos mesmo recursos.
Isso significa que, desde o início, não havia uma resposta única para todas as escolas. As diferentes realidades das instituições, a transição do analogico para o digital, os ciclos de ensino ofertado, o efeito da crise nas famílias, dentre outros fatores, fazem com que a gestão escolar tenha consciência da sua própria realidade e de suas condições dentro do plano mais amplo.
Autoavaliação e planejamento
Se por um lado ninguém poderia controlar os efeitos da crise. Por outro, sempre existiram diferentes alternativas para lidar com eles: oferecer desconto na mensalidade, adaptar o ensino para seguir com atividades remotas, manter contato frequente com as famílias, enviar conteúdos relevantes para as famílias, propor eventos virtuais para envolver a comunidade escolar, apoio os professores, etc.
As escolas que fizeram seu dever de casa, ou melhor, os gestores 3.0 se adaptaram às circunstâncias para conseguir enfrentar a situação da melhor maneira possível. Para essas instituições, planejar as matrículas 2021 será um pouco menos complicado, uma vez que a situação no micro ambiente está mais sob controle.
Então, qual é o primeiro passo? Além de desenvolver um bom trabalho com pessoas, gestão escolar deve também ter absoluto controle sobre seus números. Embora não se pense muito nisso, a escola é e precisa ser tratada como uma empresa prestadora de serviço educacional. Para que a escola privada consiga cumprir sua função social, ela precisa estar com as portas abertas.
Neste sentido, cada um precisa olhar para os último seis meses e ter um panorama claro de tudo que aconteceu com a instituição. Assim como no ambiente empresarial os colaboradores são incentivados a realizar uma autoavaliação a cada fim de período, a gestão escolar também deve se propor a isso. Os acertos podem ser usados novamente no futuro, enquanto os erros deverão servir como aprendizado.
Planejando as matrículas 2021
1- Fique atento ao calendário de volta às aulas no seu município
Como está a quarentena em sua cidade e estado? Já existe alguma previsão de retomada das aulas? Alguns estado já reabriram as escolas, como é o caso do Amazonas, Pará, Maranhão, Ceará, Rio Grande do Norte, São Paulo e Rio Grande do Sul. Se a sua escola já está retomando as atividades presenciais, será possível prestar uma assistência adicional às famílias. Esteja de acordo com os protocolos de biossegurança e deixe sempre claro aos pais medidas a escola está adotando.
Por outro lado, se o seu estado ainda não tem uma previsão de retorno, reforce o contato com os pais e direcione seus esforços para suprir as demandas dos alunos e dos pais. Vamos falar mais sobre a satisfação dos pais no próximo item, mas lembre-se sempre de cuidar daquilo que você tem controle (o serviço que sua escola presta, como desenvolve o relacionamento, as estratégias que coloca em prática, etc) sem se desesperar por conta daquilo que foge ao seu controle (a reabertura das escolas).
2- Encontre o índice de satisfação dos pais
O índice de satisfação dos clientes é importante não apenas em momentos crises, mas em todos os momentos da vida de uma empresa. É com base nesse dado que você poderá prever quantos pais deverão renovar a matrícula e quando alunos possivelmente migraram para outra escola. Pesquisas de satisfação são uma ótima ferramenta para medir a fidelização das famílias e você pode realizá-las de diversas formas, em diferentes períodos de tempo.
Já falamos outras vezes aqui no blog que a criação de um ambiente aberto ao diálogo é essencial. Família e escola são parceiras e precisam sentir reciprocidade. Um gestor escolar que conhece sua comunidade escola e mantém com ela um relacionamento perto dificilmente é pego de surpresa por altas taxas de evasão e inadimplência.
3- Calcule as taxas de evasão e inadimplência
Esses dois cálculos são dolorosos de se fazer mas extremamente necessários. Os últimos meses tiveram intensas mudanças e algumas escolas sofreram mais do que outras. Olhe mais uma vez para dentro e tome ciência do que aconteceu com a sua instituição. O que levou as famílias a cancelar as matrículas? Como as famílias da sua escola foram impactadas pela crise econômicas? Quando alunos saíram da escola nos últimos meses? As mensalidades estão sendo pagas em dias? Se você oferece algum desconto, qual foi impacto da oferta na taxa de inadimplência.
Conte com a ajuda do corpo docente e dos demais funcionários para mapear os cenários e todos os acontecimentos até aqui. Uma vez que você tem esses números, faça um mapa de turmas para as matrículas 2021. Dedique atenção para as turmas com mais vagas ociosas e trace possíveis cenários para a captação desses alunos.
4- Tenha os gastos e custos na ponta do lápis para fazer as projeções de matrículas 2021
Dominar o fluxo de caixa é indispensável para qualquer gestão escolar. Para manter a saúde financeira da instituição, é indispensável ter conhecimento sobre tudo que entra e sai do caixa. Por conta da crise econômica, a gestão financeira foi a mais impactada, sendo o fator principal para continuidade ou não do negócio escolar.
As movimentações dos últimos 6 meses serão peça chave para realização do planejamento 2021. Os custos e gastos da escola devem estar bem ajustados para que a captação de alunos seja bem planejada. As taxas de evasão e inadimplência também vão ajudar nesse sentido. Uma vez que se tem conhecimento sobre cada número que afeta o fluxo de caixa, é possível elencar prioridades, enxugar custos desnecessários e tomar decisões.
Dadas as circunstâncias, é possível que as famílias não recebam de maneira positiva um aumento na mensalidade. Entretanto, é preciso ser realista durante a realização dos cálculos e transparentes com os pais sobre a situação da instituição.
5- Divulgue em seus canais de comunicação o que a escola tem feito nos últimos meses
Mesmo com todas as mudanças de dinâmicas, as famílias dificilmente vão matricular seus filhos em uma escola que não conhecem. Nesse sentido, o que mudou é a forma como esse processo vai acontecer. Se antes os canais digitais já eram importantes para o processo de comunicação, hoje eles são indispensáveis.
Organize os seus canais de comunicação para também divulgar os trabalhos desenvolvidos pela instituição nos últimos meses. Além disso, monte uma espécie de tour virtual com fotos e vídeos. Explore os canais digitais a seu favor para extrair o máximo de benefícios. A presença online da sua escola será determinante para atingir os pais em busca de uma nova instituição para seus filhos.
