O planejamento de matrículas e rematrículas são períodos decisivos para instituição de ensino. Também é um momento estratégico para atrair novos alunos.
De acordo com a Secretaria da Educação, escolas da rede pública possuem o Departamento de Planejamento e Gestão da Rede Escolar e Matrícula (DGREM) nos processos de matrícula em cada unidade, arquivo de dados, delimitação de turmas e a instalação dos cursos e projetos da Secretaria da Educação.
As instituições de ensino privadas têm responsabilidade própria sobre os processos de planejamento. Deste modo, a preparação das escolas particulares necessitam de organização e utilização de estratégias para retenção e captação de novos alunos.
O desenvolvimento das estratégias é semelhante a um corpo humano, que contém diversas partes e todas representam um único indivíduo. Todos os profissionais estão envolvidos na captação e retenção de alunos. A integralidade propicia uma experiência, sendo responsável pela matrícula ou desistência.
As campanhas não limitam-se a um período sazonal, mas são realizadas o ano todo. Todas as ações e experiências do estudante ao longo do ano letivo, que promoveram a autorrealização e satisfação têm o papel fundamental na retenção do aluno.
Todas as ações da escola vão definir a rematrícula e/ou matrícula de novos alunos para o próximo ano letivo.
Veja 5 dicas para o planejamento de matrículas e rematrículas:
Para auxiliar no planejamento das campanhas de matrícula, separamos algumas dicas para melhorar a retenção e captação de novos alunos. Veja:
1- Antecedência Estratégica
A primeira estratégia é o planejamento com antecedência. Assim como quase tudo na escola o planejamento é primordial, durante as campanhas não é diferente.
A organização da estratégia permitirá estar à frente das concorrentes. Enquanto algumas limitam a campanha em um único período, a sua instituição trabalha anualmente. Resultando em um retorno financeiro maior do que a outra escola.
As campanhas podem propor ações institucionais de satisfação e motivação do aluno na escola. Veja abaixo outras dicas uma campanha mais efetiva:
- Organização de planilha com o cronograma de matrícula e rematrícula;
- Verifique o número de estudantes, vagas ociosas e atribua metas de captação de novos alunos;
- Analise o mercado e realize uma comunicação eficiente com público-alvo;
- Encaixe os horários de atendimento conforme a disponibilidade dos pais;
- Prepare a instituição para receber pais, alunos e responsáveis;
- Planeje ações promocionais que promovam a matrícula dos alunos;
- Planeje a quantidade de bolsas de estudo que irá disponibilizar;
- Desenvolva materiais visuais e gráficos para divulgação das campanhas.
Conforme os exemplos citados, descreva e organize as ideias. Ressalte e consulte as análises feitas da última temporada, verificando os erros e acertos. Assim, aprimore as estratégias usadas e desenvolva novas maneiras de inovar.
2. Integralidade Escolar
Com o desenvolvimento do planejamento estratégico feito, tornar a comunicação linear para o público alvo é essencial, unificando todas as experiências e sensações organizadas no planejamento para serem efetivadas na instituição de ensino.
Desta maneira, é extremamente importante a compreensão dos profissionais da escola sobre todo o processo e a relevância da sua função. Realize campanhas internas para conscientização dos profissionais da escola sobre as estratégias, mas certifique-se do entendimento e à clareza das informações.
Uma das medidas para melhorar o alinhamento do planejamento é a realização de treinamentos. Desta forma, a preparação é essencial para os profissionais que executaram todas as medidas, ideias e estratégias estabelecidas.
Os profissionais da escola fazem parte da conexão e imagem institucional com os alunos e pais. Os vínculos criados são de extrema importância para o sucesso e bem-estar da escola.
3. Burocracia otimizada
Um sistema burocrático demais deixa lento, gera estresse, ruído na comunicação e descontentamento nos responsáveis. Toda otimização na burocratização, que vise melhorar a experiência dos pais na escola, facilita a efetivação da matrícula.
Os meios de comunicação que a escola utiliza é fundamental para o ajuste e otimização no planejamento da matrícula. As informações encaminhadas por e-mail e WhatsApp, estabelecem um vínculo relacional com conteúdos relevantes para os pais.
Simplifique os processos na escola: como ferramentas de formulários online, software para gestão educacional e/ou uma estratégia que integre melhor no offline.
Uma dica importante é a descentralização dos descontos no balcão, pois efetiva o planejamento financeiro e busca acabar com os debates chatos na escola. Este processo otimiza o sistema de matrículas e gestão de descontos pré-definidos pelo colégio.
A otimização dos processos burocráticos são importantes para pais, colaboradores e gestão escolar. Todos agradecem!!
4. Estratégias de Marketing
O primeiro passo aqui é entender quais foram as estratégias utilizadas na última temporada. Ao identificar os seu custo marginal, faça uma análise para saber se as estratégias ainda são coerentes, eficazes e rentáveis.
Diferencie as ações de marketing tradicional e marketing digital. Importante nesta fase é identificar os principais canais de comunicação da escola.
Nas estratégias de marketing tradicional, analise os principais lugares que divulgaram com outdoor, folhetos e mídias locais. As ações de marketing tradicional ainda trazem um bom retorno de matrículas e financeiro, claro, quando é bem aplicado.
Com a atualização do mercado educacional, os modelos de marketing digital são fundamentais para comunicar com público-alvo. Para escola ser efetiva nas mídias, um dos pilares é o conhecimento do mercado e estratégias comunicacionais para conversão de alunos.
Atualmente, o público de uma instituição de ensino está inserida na internet. Desta maneira, o fortalecimento de marca em sites, blogs, mídias e ferramentas de busca são indispensáveis.
Para campanhas de matrícula online, parcerias com portais de relevância para divulgação, que visam melhorar as experiências e a jornada de inscrição dos alunos. Promovendo campanhas de geração de leads, fortalecimento de marca e aprimoramento de SEO.
O planejamento de matrículas, com estratégias em campanhas de marketing digital e tradicional o alinhamento entre ambas potencializará o número de conversão de matrículas na escola.
5. Comunique diferenciais
Após identificar, planejar e alinhar, é importante comunicar os diferenciais da sua instituição de ensino. O fortalecimento e credibilidade da escola é um conjunto de fatores que geram valor para marcar.
Veja alguns tópicos para comunicar com os pais:
- Sistema de ensino
- Metodologia de ensino
- Material didático
- Estrutura
- Benefícios da metodologia de ensino
- Alimentação
- Acessibilidade
- Integração
- Recursos tecnológicos
- Estímulos educacionais
- Inovação
- Projetos e ações
- Parcerias
- Nota do Enem
- Alunos que passaram em universidades relevantes
- Conteúdos
- Qualificação dos professores
- Qualificação da equipe gestora
- História da escola
Todas as informações que comuniquem a imagem institucional da escola são essenciais para a efetivação do planejamento de matrículas. Os detalhes podem ser fatores determinantes para pais escolherem a sua escola, assim, lembre-se de divulgar sempre os diferenciais.
