Como está o planejamento estratégico da sua escola? Você tem se preparado para a volta às aulas? Qual é o diagnóstico da instituição durante o enfrentamento das crises geradas pelo novo coronavírus (COVID-19)? Ainda que o retorno das aulas presenciais esteja caminhando no campo das incertezas, é preciso deixar tudo preparado para quando a data chegar. Além de ficar de olho nos protocolos oficiais do estado, as escolas precisam analisar o que aconteceu nos últimos meses para encontrar o caminho que levará aos próximos passos. Se a sua lição de casa não está em dia, é hora de pôr no papel o planejamento estratégico.
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Na última quarta-feira (04/07), o Melhor Escola recebeu o Christian Rocha Coelho, CEO do Grupo Rabbit Educação, para uma aula ao vivo sobre planejamento estratégico para escolas particulares. Neste texto, vamos ressaltar os principais pontos da conversa mas, se você já é membro do Clube do Diretores, o conteúdo na íntegra já está disponível no menu Recompensas.
O primeiro passo para elaborar um bom planejamento estratégico é reconhecer o cenário. Isso porque em momentos de crise, a gestão de tempo é feita de maneira diferente. Falando mais especificamente do momento atual, o fechamento das escolas fez com que o ensino remoto para a educação básica se tornasse realidade em poucas semanas.
Por se tratar de um período completamente novo, professores e gestores trabalharam por meio de tentativas e erros para conter os impactos da pandemia na educação. Isso mostra que a análise preditiva tem pouco peso para a tomada de decisões e planejamento estratégico. Em outras palavras, as experiências anteriores têm menor relevância para o momento presente.
Colocando a lição de casa em dia
As coisas mudaram de maneira muito rápida e o mundo que conhecemos hoje é completamente diferente. Por isso, o seu planejamento estratégico vai substituir a análise preditiva por análises diagnóstica e orientativa. Isso quer dizer que o seu olhar deve estar constantemente direcionado para os acontecimentos presentes, avaliando as possibilidades de vários cenários e focando no cenário mais evidente.
Portanto, é preciso estar atento às notícias e aos anúncios oficiais para compreender o que tem contribuído para a formação de opinião da sua comunidade escolar. Além disso, ter um retorno direto dela garante à gestão escolar uma compreensão mais precisa da realidade do seu microambiente. Uma boa comunicação é fundamental nesse processo.
Existe apenas uma maneira de saber a opinião da comunidade escolar: perguntando. Para saber qual é a avaliação dos pais e dos alunos sobre as direções tomadas pela gestão, é preciso realizar pesquisas de satisfação mensais. Não é necessário elaborar pesquisas extensas e complexo, mas é indispensável saber o que os responsáveis e os alunos têm a dizer. Foque no simplicidade e eficiência para colher os dados relevantes para a instituição.
Com base no níveis de satisfação é possível prever o comportamento dos pais durante o retorno das aulas presenciais e ainda para o próximo ano letivo. De acordo com Christian, os pais e responsáveis vão manter seus filhos matriculados em determinada instituição somente se eles enxergarem que a escola está preparada para receber os alunos novamente.
Planejamento estratégico de retorno às aulas
O seu planejamento estratégico deve, portanto, considerar os aspectos financeiros que garantirão a manutenção do negócio e, principalmente, também deve estar alinhado com as normas sanitárias. Esses dois pontos, na verdade, estão relacionados porque para cumprir as normas sanitárias, a escola deverá fazer investimentos. Esses investimentos serão possíveis somente se o fluxo de caixa estiver financeiramente saudável.
Nesse sentido, os assuntos que mais desafiaram os gestores nos últimos meses foram inadimplência, taxa de evasão e solicitações de desconto na mensalidade. Segundo Christian, cerca de 70% do custo fixo de uma escola representa despesas com folha de pagamento. Isso significa que não existem muitas opções de corte de despesas no orçamento das instituições. Contudo, existem três alavancas que as escolas podem usar para aliviar sua situação de seu caixa: receitas, despesas e aporte de caixa.
A grande maioria das escolas já se reorganizou financeiramente para enfrentar a crise: utilizou as medidas provisórias para suspensão e/ou redução de salários de funcionários (MP 936); realizou cortes na folha de pagamento; postergou pagamento de impostos (MP 927); renegociou contratos de aluguel; utilizou reservas da instituição; ou ainda, fez empréstimos.
Todas essas medidas representam ações de contingenciamento para garantir a saúde financeira e sustentabilidade do negócio a longo prazo. Christian ressalta que o controle do fluxo de caixa e a gestão da inadimplência são tarefas de acompanhamento diário para a gestão escolar. Ele também ressalta que cumprimento das normas sanitárias devem estar alinhadas a esse controle de gastos.
Planejamento estratégico dividido em etapas
Se dividirmos a pandemia em partes, podemos dizer que já passamos pelo momento de ambientação (fase 1) e de adequação (fase 2). Tudo o que mencionamos até o momento faz parte dessas duas primeiras etapas. O planejamento estratégico deve focar agora nos momentos de preparação (fase 3) e retomada (fase 4) das atividades escolares.
A recomendação do Christian é que as escolas dividam essas fases 3 e 4 em uma linha do tempo considerando a data de retomada das aulas presenciais. As ações de comunicação devem começar 30 dias antes da data prevista para reabertura das escolas. Nesse período, a gestão podem entrar em contato com os alunos que saíram para recuperar o vínculo que já tiveram.
Sobre a taxa de evasão, vale observar que existe uma tendência de retorno de grande parte dos alunos que saíram da escola. Christian justifica isso dizendo que as circunstâncias que fizeram com que os pais cancelassem a matrícula durante a pandemia são diferentes dos habitual. No passado, existia, em muitos casos, um grande desconforto que impedia a família de refazer a matrícula na mesma escola. Hoje, a realidade é outra.
As crianças estão sendo submetidas a uma situação de estresse excessivo por conta do confinamento. A abrupta ruptura na rotina escolar causou impactos psicológicos nos pequenos assim como nos adultos. No momento de retorno às aulas presenciais, os pais levarão em consideração se é de fato necessário expor a criança a mais uma situação traumática: uma troca de escola. A readaptação será mais fácil para a criança se for feita no ambiente já familiar para ela e ao lado dos seus amigos.
Manter a proximidade apesar do distanciamento
A proximidade foi chave para manutenção do relacionamento família-escola durante o isolamento social e ainda deverá ser usado no planejamento estratégico. Nesse período que antecede a retomada das aulas, tenha em mãos os protocolos sanitários do seu estado e apresente para os pais.
Você pode marcar uma transmissão ao vivo com os pais e responsáveis para apresentar o calendário de retorno da escola, reforçar as medidas de segurança adotadas para o recebimento dos alunos e até mesmo ser transparente em relação aos investimentos feitos. Ações como essa mostram para as famílias que a escola está preparada para o retorno e preocupada com o bem-estar de todos.
Uma vez que as escolas estiverem abertas novamente o cumprimento do ano letivo de 2020 estiver bem esclarecido, é possível avançar para as etapas de matrícula e captação de alunos.
