Manter a produtividade, muitas vezes, é um desafio para as pessoas. Afinal, quem não quer ter um bom desempenho no trabalho, nos exercícios, nos estudos e nos compromissos pessoais? No caso de uma instituição de ensino, normalmente, o gestor é a principal referência da comunidade acadêmica, e precisa se organizar para cumprir suas tarefas e coordenar outras equipes. Pensando nisso, trouxemos este artigo com algumas dicas para aumentar a sua produtividade na gestão escolar.
Sabemos que gerir uma instituição de ensino não é uma tarefa fácil. Demanda cuidado, conhecimento, flexibilidade, organização e inúmeras outras habilidades interpessoais, por exemplo. Ou seja, os gestores escolares precisam de muita organização para dar conta de distribuir tarefas operacionais para outros membros, zelar e acompanhar o cumprimento das orientações pedagógicas, manter um bom relacionamento com pais e alunos, entre outras atividades.
Apesar de não existir uma fórmula mágica de produtividade, há maneiras de simplificar e otimizar as tarefas do seu dia a dia. Assim, você vai atingir a alta eficiência na sua rotina… e nós temos algumas dicas para te ajudar. Veja a seguir!
Não subestime a organização para aumentar a produtividade na gestão escolar
Começar do começo é sempre o melhor caminho. Ou seja, queremos dizer que o primeiro passo é listar todas as suas pendências, tarefas, compromissos, etc.
Esquematize esse processo com a(s) ferramenta(s) que melhor te atende(m): bloco de notas físico ou virtual, agenda, planner, aplicativos, post-its, entre outros. O que importa é, de fato, a organização das tarefas.
Outro ponto interessante é identificar os compromissos com data fixa, como eventos, períodos importantes para a escola (férias, matrícula e rematrícula, e fechamento de notas, por exemplo). Também crie lembretes de reuniões, contato com fornecedores, entrega de relatórios, conselhos de classe, entre outros.
Além disso, tenha o hábito de fazer uma lista de tarefas do dia. Nela, inclua todas as atividades, independente de serem complexas ou simples. Por exemplo: reunião de professores, atender pai de aluno, emitir relatório X, etc. Isso vai eliminar a sensação de estar ‘perdido’ nas demandas e, também, evitar a sensação de improdutividade no final do dia.
Sabe aquela história de que desmembrar seus objetivos em pequenas tarefas é o melhor jeito de alcançá-los? É exatamente isso! Visualizar suas tarefas, mesmo que sejam coisas pequenas, vai te guiar no dia a dia e te ajudar a cumprir com seus compromissos.
Não é por acaso que o planejamento e a organização são a base da produtividade de qualquer pessoa, seja em âmbitos profissionais ou pessoais. Apesar de clichê, tenha certeza de que é uma das coisas mais simples e eficientes que você pode fazer, e reflete diretamente no alcance das metas da própria instituição.
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Defina a prioridade das suas tarefas diárias
Aliado ao que falamos no tópico anterior, é importante que você defina a prioridade das suas tarefas. A forma que você vai organizar isso também fica a seu critério: pode ser por prazo ou por complexidade do projeto, por exemplo. Mas é um passo muito importante para que você não deixe passar demandas importantes ou perca algum prazo.
Além disso, você, como gestor escolar, é responsável por coordenar as tarefas dos demais membros da equipe. Ou seja, também deve orientar o restante da equipe. Por isso, reserve um tempo para checar as demandas de cada setor e sinalizar as que são prioridade para o dia ou semana.
Lembre-se de que o bom rendimento dos funcionários ajuda diretamente a produtividade na gestão escolar.
Confie na sua equipe e aumente a produtividade na gestão escolar
Esse tópico também está ligado aos outros dois anteriores, e é um lembrete de que você não precisa dar conta de tudo sozinho. Afinal, a escola conta com uma rede de colaboradores não é à toa, certo?
Claro, você é o gestor escolar, portanto, deve estar por dentro do que acontece na sua instituição. Para garantir a qualidade de ensino, manter um bom relacionamento com alunos e seus pais/responsáveis, e até mesmo para que as coisas não saiam do eixo, de uma forma geral.
Mas, aqui, estamos pontuando que: se você tem uma equipe responsável por cada área, contratou pessoas capacitadas para isso. Ou seja, funcionários aptos a resolver a maior parte das demandas daquele setor, se não todas. Caso contrário, não faz sentido mantê-los ali, né?
Então, confie no trabalho dos seus colaboradores. Isso vai evitar sobrecarga de funções, vai despertar a autonomia e a proatividade dos funcionários e, além disso, vai aumentar consideravelmente a produtividade na gestão escolar.
Tenha um sistema de gestão integrado
Apesar de parecer óbvio, muitas instituições de ensino ainda não contam com um sistema de gestão escolar para auxiliar nas demandas do dia a dia.
Quando a escola é de pequeno porte, com poucos alunos, pode até conseguir controlar tudo manualmente – embora, ainda assim, seja muito trabalhoso. Porém, quando falamos de instituições de médio e, principalmente, grande porte, é essencial automatizar diversas funções.
Nesse quesito, contratar um software não é mais um ‘luxo’ e, sim, uma necessidade. Afinal, você precisa gerenciar muitas matrículas, receber uma grande quantidade de documentos, enviar comunicados para uma lista gigantesca de clientes, controlar as finanças de forma minuciosa para não gerar desfalque no caixa, entre outros. Ainda tem a questão de gestão de almoxarifado, materiais complementares e na própria manutenção da estrutura física da instituição.
Mesmo contando com uma equipe, não dá para fazer seus funcionários despenderem de um tempo – valioso, diga-se de passagem – para atender solicitações de emissão de 2.ª via de boleto da mensalidade, por exemplo. Você precisa unir esses esforços para tratar casos particulares, como negociações, matrículas especiais, estratégias para crescimento da escola, entre outros.
Existem inúmeras tarefas que um sistema de gestão escolar resolve para você. Mas, só até aqui, já deu para perceber o quanto ele otimiza o seu tempo (e gastos) e da sua equipe, né?
Consequentemente, a produtividade na gestão escolar também aumenta. Além disso, ainda te ajuda na captação e na retenção de alunos.
Se estiver em busca de um sistema de gestão escolar para a sua instituição, uma ótima ferramenta é o Escolaweb. A plataforma centraliza a gestão de todos os setores da instituição e possui recursos como aplicativo, matrícula online, assinatura digital de documentos, entre outros.
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Equilibre sua rotina com momentos de lazer
Por fim, mas não menos importante, ressaltamos que você deve ter os seus momentos de lazer e descontração – inclusive na rotina escolar. O ambiente de trabalho, embora exija comportamentos e posturas adequadas, não precisa ser pesado, angustiante e maçante.
Inclusive, saiba que promover essa leveza no ambiente faz toda diferença para você e para os outros integrantes da comunidade escolar, incluindo os alunos.
Lembre-se de que, assim como você deve valorizar o seu tempo de descanso, também deve incentivar que seus funcionários tenham aproveitem o tempo de descanso. Afinal, é importante que eles recarreguem as energias para produzirem mais e com qualidade. Uma dica extra é apostar em algumas atividades extracurriculares para promover a interação entre os funcionários, como as feiras educacionais, eventos que acontecem na escola e atividades ao ar livre com as turmas.
A essa altura do campeonato, todos já entendemos a importância do equilíbrio na rotina para o desempenho profissional. Ou seja, quando a sua vida pessoal e o seu bem-estar (físico e emocional) estão ‘em dia’, a sua produtividade na gestão escolar aumenta consideravelmente.
Neste artigo, produzido em parceria com a Wakke, demos 5 dicas para aumentar a produtividade na gestão escolar. Elas podem até parecer simples, mas ajudam muito na organização e no cumprimento de tarefas do dia a dia. E você pode adaptá-las para outras áreas além da gestão escolar, se fizer sentido para você!
