O controle de caixa escolar não diz respeito apenas ao domínio do dinheiro que entra ou sai da instituição, mas sim sobre todos os aspectos lucrativos, prejuízos, gerenciamento de gastos, perspectivas financeiras para o futuro, natureza dos créditos, entre outros detalhes.
O que é controle de caixa?
Assim como qualquer outra empresa, uma instituição de ensino também deve manter o caixa escolar atualizado, para que a organização financeira do colégio seja um dos pilares de sustentação. A partir do controle do fluxo de caixa, é possível identificar pontos de melhorias, avanços e priorizar investimentos.
Ao analisar os registros do caixa, pode-se tomar providências que impactam diretamente na rotina escolar, desde contratação de novos serviços, até redução de gastos. E o objetivo deve ser sempre o mesmo: ter mais entradas do que saídas, ou seja, lucrar e evitar prejuízos. Esse é um tipo de controle eficiente e indispensável para a administração e gestão do colégio.
Como fazer o controle de caixa escolar na prática?
Encontrar um método que funcione para a sua instituição escolar pode ser um desafio. Para isso, é preciso que a gestão liste os principais pontos a serem desenvolvidos, quais são as prioridades econômicas e os maiores desafios que o colégio tem enfrentado, no quesito financeiro.
Atualmente, existem diversas ferramentas próprias que fazem o controle do caixa escolar, principalmente online. Além disso, na internet você também encontra conteúdos específicos que dão dicas e orientações a respeito do tema, para facilitar esse contato que, de primeira, pode parecer complicado.
Neste link, disponibilizamos uma planilha 100% gratuita para você ter controle do fluxo de caixa escolar. Basta inserir os dados do colégio, fazer o download e conferir os números reais do seu negócio. Outros gestores já utilizam esse material, principalmente pela credibilidade e facilidade em acessar.
Prepare o caixa escolar: passo a passo
1) Classifique as receitas e despesas
A primeira etapa pode determinar todo o restante do processo, por isso é preciso atenção para não deixar passar qualquer informação que possa modificar o resultado final. Defina quais são as necessidades de análises da sua instituição de ensino e classifique as despesas de acordo com cada uma.
Siga o exemplo e aplique em outras áreas: quais são todas as despesas com manutenção do espaço físico? Anote a resposta em uma parte; já em outro lugar, preencha com as informações referentes aos custos com vestimentas, tanto de alunos, quanto colaboradores. Não existe uma regra universal para fazer essas divisões, mas um caminho a se seguir é fazê-la a partir dos maiores gastos.
Veja também:
+ Linhas de crédito para escolas: como conseguir?
2) Separe despesas fixas e variáveis
Ao fazer a classificação das despesas acima, crie subcategorias para os investimentos fixos e variáveis. Os gastos fixos podem ser separados por mês, já que mensalmente é preciso pagar contas de energia, internet, telefone, aluguel e o salário dos funcionários. Ao ter esse controle, você consegue prever e programar o quanto gastará nesse período.
Em relação aos custos que não são tão pontuais, como imprevistos, reformas, eventos, devem ser agrupados em outra categoria. Tenha sempre uma quantia mínima de dinheiro extra para caso ocorra alguma emergência. Essa reserva pode, inclusive, contribuir para os períodos de menor fluxo financeiro no caixa.
3) Organize suas contas a pagar
Como dito anteriormente, manter o caixa escolar atualizado dá mais segurança à instituição. Por isso, dedique um único tempo para preencher os dados corretamente. Mesmo que pareça uma tarefa simples, para muitos gestores isso é um desafio, já que a falta de atenção pode causar erros que darão muita dor de cabeça.
Ao ter em mãos as despesas fixas e variáveis separadas, organize elas grifando a data de vencimento das faturas e dando um “check” naquilo que já foi feito. Confira se você incluiu tudo que movimenta dinheiro na instituição: desde segurança e vigilância, até compra de materiais para escritório e manutenções.
4) Calcule a previsão de entradas de dinheiro
Tenha visível para você quando entra a mensalidade dos estudantes, investimentos de sócios e outros tipos de entradas previsíveis. Todos os ganhos precisam ser computados, especialmente aqueles que você não esperava. Nem sempre esses créditos serão fixos, por isso, tenha em mente que é possível guardar esse dinheiro ou usá-lo para investir em algo. De qualquer forma, não se esqueça de manter uma reserva que possa te salvar em caso de urgências.
5) Utilize um sistema de gestão online
Por mais que alguns gestores prefiram seguir à moda antiga, com uso de cadernos, as anotações manuais podem tornar a situação mais burocrática, lenta e até com mais riscos de erros. Por isso, vale a pena investir em uma capacitação de uso de planilhas digitais ou em sistemas próprios para controle de caixa escolar. O mercado disponibiliza várias opções, com grande variedade de preços e ferramentas complementares, para atender exatamente o que sua instituição precisa.
Às vezes, é preciso adotar uma nova política financeira
Quando o planejamento usado há anos não gera mais efeitos positivos, talvez seja hora de reestruturar a política econômica da instituição e optar por alternativas mais inteligentes e condizentes com a realidade do seu negócio. As mudanças não precisam acontecer de uma hora para a outra, elas podem ser testadas e adaptadas a partir das maiores necessidades e interesses da instituição.
